Antworten, bevor Sie fragen müssen

Nach der Registrierung führt Sie ein Assistent durch vier Schritte: Firmendaten, Arbeitszeitmodell, Team einladen und optional erste Projekte anlegen. Sie können den Assistenten jederzeit überspringen und Einstellungen später unter Verwaltung nachholen. Die meisten Betriebe stempeln innerhalb einer Stunde zum ersten Mal.

Unter Verwaltung › Benutzer klicken Sie auf „Person einladen“ und geben Name, E-Mail-Adresse und Rolle an. Für größere Teams gibt es den Sammel-Import: Sie laden eine Liste mit Name, E-Mail und Rolle hoch, und Absensio verschickt alle Einladungen auf einmal. Einladungen sind sieben Tage gültig und lassen sich erneut versenden.

Es gibt vier Rollen. Mitarbeitende erfassen ihre eigenen Zeiten und stellen Anträge. Teamleitungen sehen zusätzlich ihr Team und genehmigen dessen Anträge und Korrekturen. HR sieht alle Personen und Auswertungen. Die Administration verwaltet zusätzlich Einstellungen, Arbeitszeitmodelle und Abrechnung. Rollen lassen sich jederzeit ändern.

Nein. Absensio ist eine progressive Web-App: Sie öffnen die Seite im Browser des Smartphones und wählen „Zum Home-Bildschirm hinzufügen“. Danach verhält sich Absensio wie eine installierte App, inklusive eigenem Symbol und Benachrichtigungen – ohne Freigabe durch einen App Store.

Ja. Personendaten, Resturlaubsstände und Gleitzeitsalden lassen sich per CSV importieren. Eine Vorlage finden Sie unter Verwaltung › Import. Für größere Umstellungen aus bestehenden Systemen unterstützt unser Customer-Success-Team beim Aufbereiten der Daten.

Öffnen Sie die betroffene Buchung unter Zeiten › Meine Einträge und korrigieren Sie die Endzeit. Die Korrektur geht automatisch an Ihre Teamleitung zur Genehmigung und wird im Audit-Log mit Zeitstempel festgehalten. Bis zur Genehmigung ist der Eintrag als „in Prüfung“ gekennzeichnet.

Nach § 4 Arbeitszeitgesetz sind bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Wenn keine Pause gebucht wurde, zieht Absensio die gesetzliche Mindestdauer ab und kennzeichnet den Abzug als automatische Korrektur. War die Pause länger oder kürzer, korrigieren Sie den Eintrag von Hand.

Schreiben Sie in das Eingabefeld, was Sie gearbeitet haben, zum Beispiel: „Gestern 8 bis 16:30 Uhr, 45 Minuten Mittag, zwei Stunden davon Projekt Alpha.“ Absensio erzeugt daraus Buchungsvorschläge, die Sie vor dem Speichern prüfen und ändern können. Gespeichert wird nichts ohne Ihre Bestätigung.

Unter Verwaltung › Geräte legen Sie ein Terminal an und erhalten einen Kopplungscode. Diesen geben Sie einmalig auf dem Tablet ein; danach zeigt das Gerät dauerhaft den Kiosk-Modus. Beschäftigte stempeln dort mit ihrer persönlichen PIN. Das Tablet zeigt keine personenbezogenen Auswertungen an.

Der Saldo ist die Differenz zwischen der Sollarbeitszeit aus Ihrem Arbeitszeitmodell und der tatsächlich erfassten Zeit, kumuliert über den eingestellten Zeitraum. Genehmigte Abwesenheiten zählen mit der Sollzeit des Tages. Kappungsgrenzen legt die Administration fest; wird eine erreicht, erscheint ein Hinweis im Profil.

Unter Abwesenheiten › Antrag stellen wählen Sie Zeitraum und Art. Vor dem Absenden zeigt Absensio, wie viele Urlaubstage abgezogen werden und wer aus Ihrem Team im selben Zeitraum bereits fehlt. Nach dem Absenden geht der Antrag an die zuständige Genehmigung, und Sie werden über die Entscheidung benachrichtigt.

Prüfen Sie zuerst, ob offene, noch nicht genehmigte Anträge enthalten sind: Diese sind bereits reserviert, aber noch nicht abgezogen. Bei Eintritt oder Austritt im laufenden Jahr wird der Anspruch anteilig berechnet. Bleibt die Abweichung, wenden Sie sich an Ihre HR-Abteilung – dort lassen sich Anspruch und Übertrag im Profil einsehen und anpassen.

Ja. Öffnen Sie den Antrag und wählen Sie „Stornierung beantragen“. Die Stornierung muss von derselben Stelle bestätigt werden, die den Urlaub genehmigt hat. Nach der Bestätigung werden die Tage Ihrem Konto wieder gutgeschrieben.

Nein. Im Team-Kalender ist nur sichtbar, dass jemand abwesend ist. Der Grund – etwa Krankheit oder Sonderurlaub – ist ausschließlich für die betroffene Person, ihre Führungskraft und HR einsehbar. Die Administration kann diese Sichtbarkeit in den Einstellungen weiter einschränken.

Unter Abwesenheiten › Antrag stellen wählen Sie die Art „Krankheit“ und tragen den Zeitraum ein. Eine Genehmigung ist nicht erforderlich, die Führungskraft wird informiert. Ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nötig, weist Absensio darauf hin und erinnert bis zum Eingang.

Beim Einstempeln wählen Sie das Projekt direkt mit; zuletzt genutzte Projekte stehen oben in der Liste. Wechseln Sie im Tagesverlauf die Tätigkeit, beenden Sie die laufende Buchung und starten eine neue mit anderem Projekt. Nachträglich lässt sich jede Buchung einem anderen Projekt zuordnen.

Die Warnung geht an die Projektleitung, nicht an das ganze Team. Standardmäßig wird sie bei 80 Prozent der geplanten Stunden ausgelöst; die Schwelle lässt sich je Projekt anpassen. Zusätzlich färbt sich die Ampel in der Projektübersicht gelb beziehungsweise rot bei Überschreitung.

Jedes Projekt hat die Einstellung „abrechenbar“. Interne Vorhaben, Gewährleistung und Kulanz legen Sie als eigene, nicht abrechenbare Projekte oder Phasen an. In den Auswertungen lassen sich beide Gruppen getrennt ausweisen – ohne dass jemand doppelt erfassen muss.

Ja. Öffnen Sie die Aufgabenkarte im Board und klicken Sie auf „Zeit starten“. Die laufende Buchung wird der Aufgabe und dem übergeordneten Projekt gleichzeitig zugeordnet. Auf der Karte stehen anschließend geschätzter und tatsächlicher Aufwand nebeneinander.

Unter Einstellungen › Abrechnung wählen Sie den gewünschten Tarif. Beim Wechsel nach oben stehen die neuen Funktionen sofort bereit und der Unterschiedsbetrag wird anteilig berechnet. Ein Wechsel nach unten wird zum nächsten Abrechnungszeitraum wirksam, damit Sie den bezahlten Zeitraum voll nutzen.

Alle Rechnungen liegen unter Einstellungen › Abrechnung zum Herunterladen als PDF bereit. Dort ändern Sie auch Rechnungsanschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Neue Rechnungen gehen zusätzlich per E-Mail an die hinterlegte Rechnungsadresse.

Unter Einstellungen › Abrechnung finden Sie „Abonnement kündigen“. Bei monatlicher Zahlung endet der Vertrag zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats, bei jährlicher Zahlung zum Ende der Laufzeit. Ihre Daten stehen danach 30 Tage zum Export bereit und werden anschließend gelöscht.

Nein. Abgerechnet werden nur aktive Zugänge. Wenn jemand den Betrieb verlässt, deaktivieren Sie den Zugang unter Verwaltung › Benutzer – ab dem Folgemonat entfällt die Abrechnung. Die erfassten Zeiten bleiben für Nachweiszwecke erhalten.

Ausschließlich in Rechenzentren in Frankfurt am Main und Nürnberg, betrieben nach ISO 27001. Die Übertragung ist mit TLS 1.3 verschlüsselt, gespeicherte Daten mit AES-256. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Unter Einstellungen › Datenschutz können Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO direkt digital abschließen und als PDF herunterladen. Dort finden Sie außerdem die Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Ja, jederzeit. Unter Einstellungen › Datenexport erzeugen Sie einen vollständigen Export aller Zeiten, Abwesenheiten, Projekte und Stammdaten als CSV. Der Export enthält auch das Audit-Log, damit Nachweispflichten unabhängig von Absensio erfüllbar bleiben.

Standardmäßig zwei Jahre, entsprechend § 16 Arbeitszeitgesetz. Im Enterprise-Tarif lassen sich eigene Fristen je Datenart festlegen. Nach Ablauf der Frist werden die Daten automatisch gelöscht; der Löschvorgang wird protokolliert.

Ja. Jede Person kann in ihrem Profil eine Anmeldung in zwei Schritten über eine Authenticator-App aktivieren. Die Administration kann sie für den gesamten Mandanten verpflichtend machen. Im Enterprise-Tarif lässt sich stattdessen Single Sign-on über SAML oder OIDC einrichten.