Arbeitszeiterfassung ist Pflicht – was Betriebe jetzt konkret tun müssen
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts muss jeder Betrieb Arbeitszeiten erfassen. Was das praktisch bedeutet, welche Ausnahmen es gibt und woran Umstellungen scheitern.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist keine Ankündigung mehr, sondern geltende Rechtslage. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen – abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz. Die Frage ist damit nicht mehr ob, sondern wie.
In der Praxis stellen wir immer wieder fest: Betriebe scheitern selten am Willen, sondern an der Umsetzung. Excel-Listen werden nicht gepflegt, Papierzettel gehen verloren, und niemand weiß, wer eigentlich für die Kontrolle zuständig ist. Dieser Beitrag fasst zusammen, worauf es ankommt.
Was genau erfasst werden muss
Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – nicht nur die Überstunden. Genau das ist die wesentliche Verschärfung gegenüber der früheren Lesart von § 16 Arbeitszeitgesetz, der nur die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Zeit betraf.
- Beginn der Arbeitszeit, taggenau
- Ende der Arbeitszeit, taggenau
- Dauer der Ruhepausen nach § 4 ArbZG
- Aufbewahrung der Aufzeichnungen für mindestens zwei Jahre
Wer ausgenommen ist
Leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz fallen nicht unter das Arbeitszeitgesetz. Der Kreis ist allerdings deutlich enger, als viele Betriebe annehmen: Eine Führungsposition allein genügt nicht. Erforderlich sind unter anderem eigenständige Einstellungs- und Entlassungsbefugnis oder umfassende Prokura.
Im Zweifel gilt: erfassen. Eine überschüssige Aufzeichnung kostet nichts, eine fehlende kann im Streitfall teuer werden – etwa wenn Beschäftigte Überstunden geltend machen und der Betrieb keine Gegenaufzeichnung vorlegen kann.
Woran Umstellungen scheitern
Aus den Einführungen, die wir begleitet haben, kristallisieren sich drei Muster heraus.
- Das System ist zu umständlich. Wenn Stempeln länger dauert als eine Minute, wird es nachgeholt – und damit geschätzt statt erfasst.
- Es gibt kein Gerät am richtigen Ort. In der Werkhalle nützt eine Browser-Anwendung wenig, wenn dort kein Rechner steht.
- Niemand schaut hin. Ohne regelmäßige Prüfung fallen Lücken erst bei der Betriebsprüfung auf.
Die beste Zeiterfassung ist die, über die niemand mehr spricht, weil sie im Arbeitsablauf verschwindet.
Ein pragmatischer Fahrplan
Beginnen Sie nicht mit der Softwareauswahl, sondern mit einer Bestandsaufnahme: Wer arbeitet wo, an welchem Gerät, in welchem Zeitmodell? Erst daraus ergibt sich, ob Sie ein stationäres Terminal, eine mobile Lösung oder beides brauchen.
- Arbeitsorte und Zeitmodelle erfassen – eine Tabelle genügt.
- Ein System wählen, das an jedem dieser Orte funktioniert.
- Mit einem Team pilotieren, nicht mit dem ganzen Betrieb.
- Betriebsrat früh einbinden – Zeiterfassung ist mitbestimmungspflichtig.
- Nach vier Wochen prüfen: Wo fehlen Buchungen, und warum?
Wer so vorgeht, hat die Pflicht meist innerhalb weniger Wochen erfüllt – und nebenbei belastbare Zahlen für die Personalplanung gewonnen.