KI in der Zeiterfassung: was sie übernimmt – und was sie nicht entscheiden darf
Zeiten in natürlicher Sprache erfassen spart täglich Minuten. Wo künstliche Intelligenz in der Zeiterfassung sinnvoll ist, wo sie Grenzen hat und welche Entscheidungen beim Menschen bleiben müssen.
„Heute von acht bis halb fünf im Büro, zwei Stunden davon Projekt Alpha, dreiviertel Stunde Mittag.“ Ein Satz, aus dem drei Buchungen entstehen. Das ist der Kern dessen, was KI in der Zeiterfassung leistet – und es ist weniger spektakulär und zugleich nützlicher, als die Überschrift vermuten lässt.
Wo der Nutzen entsteht
Der Gewinn liegt nicht in der Intelligenz, sondern in der weggefallenen Formulararbeit. Wer nachträglich Zeiten einträgt, hantiert sonst mit Datumsfeldern, Uhrzeitwählern und Auswahllisten. Ein Satz ersetzt sechs Eingaben.
- Erkennt Uhrzeiten in Umgangssprache: „halb neun“, „kurz nach fünf“
- Ordnet Projekte anhand ihrer Namen zu, auch bei Abkürzungen
- Trennt Pausen von Arbeitszeit und legt getrennte Buchungen an
- Versteht relative Angaben wie „gestern“ oder „letzten Montag“
Wo die Grenzen liegen
Sprachverarbeitung ist nicht fehlerfrei, und sie ist es besonders dann nicht, wenn Angaben mehrdeutig sind. „Vier Stunden am Projekt“ enthält keine Uhrzeit – das System muss raten oder nachfragen. Wir haben uns für Nachfragen entschieden.
Was nicht automatisiert werden sollte
Es wäre technisch möglich, aus Kalendereinträgen, Anwesenheit im Netzwerk oder Standortdaten Arbeitszeiten abzuleiten. Wir tun das bewusst nicht. Solche Verfahren sind mitbestimmungspflichtig, datenschutzrechtlich heikel und untergraben genau das Vertrauen, auf das eine Zeiterfassung angewiesen ist.
Ebenso wenig bewertet die KI Leistung. Sie erkennt keine Muster in der Produktivität und erstellt keine Rangfolgen. Eine Zeiterfassung dokumentiert Arbeitszeit – die Bewertung von Arbeit ist eine Führungsaufgabe und bleibt es.
Und wo laufen die Daten?
Die Sprachverarbeitung findet in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union statt. Eingaben werden nicht zum Training von Modellen verwendet und nach der Verarbeitung verworfen. Wer auch das ausschließen möchte, kann die KI-Eingabe je Mandant vollständig deaktivieren – die übrigen Erfassungswege bleiben davon unberührt.