Projektzeiten erfassen, ohne alles zweimal einzutragen
Viele Betriebe pflegen Arbeitszeit und Projektzeit getrennt – und bekommen zwei Wahrheiten. Wie sich beides in einem Vorgang erfassen lässt und was das für die Nachkalkulation bedeutet.
In vielen Betrieben laufen zwei Erfassungen parallel: die Arbeitszeit für die Lohnabrechnung und der Stundenzettel fürs Projekt. Beide werden von denselben Personen gepflegt, beide beschreiben denselben Tag – und sie stimmen fast nie überein.
Warum die Zahlen auseinanderlaufen
Die Arbeitszeit wird meist beim Kommen und Gehen erfasst, der Projektstundenzettel am Freitagnachmittag aus dem Gedächtnis. Was dabei entsteht, ist keine Erfassung, sondern eine Schätzung. Abweichungen von 10 bis 15 Prozent sind normal – und machen jede Nachkalkulation angreifbar.
Eine Buchung, zwei Auswertungen
Der Ausweg ist strukturell: Die Projektzuordnung gehört in den Moment der Zeiterfassung, nicht danach. Wer einstempelt, wählt das Projekt gleich mit; wechselt die Tätigkeit, wechselt auch die Zuordnung.
- Die Lohnabrechnung nutzt die Summe aller Buchungen eines Tages
- Das Projektcontrolling nutzt dieselben Buchungen, gruppiert nach Projekt
- Differenzen sind ausgeschlossen, weil es nur eine Datenquelle gibt
Was sich dadurch ändert
Die Nachkalkulation wird zur laufenden Kalkulation. Statt am Projektende festzustellen, dass das Budget nicht gereicht hat, sehen Sie die Abweichung, während noch Zeit bleibt, zu reagieren – durch Nachverhandlung, veränderten Zuschnitt oder eine andere Besetzung.
Für Betriebe, die Stunden verkaufen, ist das der wirtschaftlich greifbarste Effekt einer digitalen Zeiterfassung. Er entsteht aber nur, wenn die Zuordnung beim Erfassen passiert und nicht danach.